Priserne på Google Drive er egentligt gode, men når man sammenligner priserne med at købe Google apps for Works i stedet, kan man ikke lade være med at overveje om ikke man skulle flytte til Google Apps for Work i stedet.

Google Works Unlimited price

Google Apps for Work Unlimited Pris

Det er hvad jeg gjorde. For mig var regnestykket ikke så svært igen. Jeg kunne (i 2016) enten få 1TB lagerplads for 10$, eller jeg kunne få ubegrænset plads for 10$. Og hvis ikke det var grund nok, ville et Google Apps for Work abonnent også betyde at jeg kunne få Google til at håndtere mine mails (mere præcist, frasortere diverse spammails) for mit eget domæne. Der er mange flere grunde for at skifte til Google Apps for Work, men disse to var i mit tilfælde killer features.

Så kommer problematikken: Du har gennem dit lange/korte digitale liv formået at få skrabet læssevis af digitalt habengut sammen, hvordan får du lige nemmest flyttet alle disse data over til Google Apps for Work? Jeg kan ikke love dig at dette er den nemmeste måde at gøre det på. Men dette er en gennemgang af hvordan jeg gjorde det, og nogle af de problemstillinger jeg mødte, samt hvordan jeg tacklede disse.

Gennemgangen vil ikke være dybdegående, men nærmere give et overblik over hvad man gøre. I mange tilfælde vil dette sikkert være nok til at hjælpe dig på vej. Hvis jeg modtager nok feedback og ønsker om det, vil der nok komme nogle links til såvel interne som eksterne kilder der forklarer de enkelte steps mere i dybden. (Du kan kontakte mig via de sociale medier, find links ude til højre)

De forskellige Google tjenester jeg har brugt i processen

I processen med at flytte alle data fra mine eksisterende konti til Google Apps for Work, har jeg brugt flere forskellige tjenester og værktøjer.

Flytte dokumenter fra gammel standard Google Drive konto til Google Apps for Work Drive konto

Det der tog længst tid ved min flytning til Google Apps for Work, var helt klart at få flyttet mine data fra min eksisterende Google Drive konto, til den nye Google Apps for Work konto. Efter flere mailkorrespondancer, telefonopkald og forum-søgninger, blev det åbenlyst for mig at Google interesserede sig så meget for min private sikkerhed, at det gjorde det umådeligt svært for mig at migrere alle data fra en google bruger til en anden.

Som jeg skrev det på min facebook væg efter mange timers frustrationer:

Vi lever i en verden hvor det er nemmere at flytte alle sine sparepenge fra en bank til en anden, end det er at flytte sine billeder fra en Google konto til en anden Google konto.
Seriøst, hvor svært kan det lige være?

Den eneste løsning var denne:

  1. Hent al data ned
  2. Kopier til anden lokation lokalt
  3. Opret forbindelse til ny konto i drev lokalt
  4. Kopier al data ind

Da jeg havde godt 750Gb data, og en 20/20 forbindelse, kunne jeg godt se at dette ville tage mig UTROLIGT lang tid. Derfor endte jeg med at skaffe mig noget server plads på en hollandsk server med en 500/500 forbindelse, og lod så den stå og tygge på alle mine data. Det tog sin tid, det var bøvlet, men nu er det overstået og en ting fra fortiden.

Flytte fra gammel Google+ Photos til ny Google+ Photos

Photos var noget nemmere. Her hjalp Picasa mig en hel del. Det tog stadig lang tid at flytte mine 250Gb billeder på en 20/20 forbindelse, men det var ikke bøvlet, og det var noget computeren bare kunne klare i baggrunden mens jeg arbejde på noget andet.

Mange har forskellige fremgangsmåder når det kommer til at bruge Picasa til håndtering af deres online billeder. Jeg starter altid ud med at definere hvor jeg ønsker at Picasa skal kigge efter mine billeder, hvilket gøres ved at vælge “Tilføj mappe til Picasa” i menuen “Filer” i toppen.

Efter Picasa er færdig med at scanne alle mine billeder igennem, logger jeg i højre top-hjørne ind med min Google for Works konto. Og jeg er nu klar til at lade Picasa gå i gang med at uploade billederne. For at billederne bliver uploadet skal “Synkroniser med internettet” dog være slået til i højre top-hjørne for den mappe hvor de billeder man ønsker synkroniseret ligger i.

Flytte mails fra 3. parts udbyder (Meebox) til Google Apps for Work

At flytte mine mails fra Meebox til Google Apps for Work var overraskende simpelt. At få sat catch-all & outlook op var derimod lidt sværere.

Første step er at sikre at alle vores mails fremover kommer over til Google. Vi ønsker at gøre dette da vi senere skal migrere vore mails over, og skulle vi få en mail mens vi migrerer vil vi ikke risikere at den ikke bliver flyttet med over.

MX Records for Google Works

MX Records for Google Apps

Først navigerede jeg mig frem til det sted hos min tidligere mailudbyder (Meebox) hvor jeg kunne ændre mine MX Records. Her fulgte jeg så den guide Meebox har stillet til rådighed, en guide du ofte enten ville kunne følge s¨dan nogenlunde, eller finde en lignende hos din udbyder. For reference har du her en liste over MX Records for Google Apps. Efter MX records var sat op, kunne jeg gå i gang med at migrere mine gamle mails over.

Migrering til Google Works

Migrering til Google Apps for Work

Derefter navigerede jeg til mit administrator panel for Google Apps for Work. Her valgte jeg “Migreringer“, og fulgte så deres step-by-step guide til at få importeret alle mine eksisterende mails fra Meebox til Google Apps for Works.

Jeg bruger personligt catch-all funktionalitet ved mine mails. Det tillader mig blandt andet at oprette spøgelses-mails og gør det i det lange løb nemmere for mig at frasortere hjemmesider og services som sender mig spam. Dette er åbenbart ikke en funktionalitet Google er så glad for at man bruge, og de har derfor gjort at fint stykke arbejde med at få funktionaliteten gemt væk. Men med noget hjælp fra internettet, og især et post fra Goldy Arora fik jeg slået funktionaliteten til.

Det at snakke med andre

Selvfølgelig ønsker man at få sine forskellige enheder og mailprogrammer til at synkronisere med den nye Google mailkonto. Google har en fin guide til det, men som jeg desværre fandt ud af, er det ikke alle mailklienter der er lige nemme at få til at snakke sammen med Gmail.

For at gøre en lang historie kort er Microsoft ikke de venligste hvad angår det at følge udviklingen af standarderne for logins, og i stedet for at følge med Google og de andre, har Microsoft valgt at lave deres egen beskrivelse af hvordan man kan forbinde Gmail & Outlook. Det kræver i sidste endte at man får tilladt “Mindre Sikre Apps” at forbinde til ens Gmail konto. Om du har lyst til at åbne op for det er op til dig.

Google Works Sikkerhed

Hvis du ønsker at tillade at mindre sikre apps så som Outlook 2016 kan snakke sammen med din Gmail konto, slå det til her:
Mindre sikre apps: Sikkerhed -> Grundlæggende indstillinger -> Mindre sikre apps -> Gå til indstillinger for mindre sikre apps -> Vælg for alle på en gang, eller lad de enkelte brugere vælge selv.

Jeg valgte at den enkelte bruger skal kunne styre det selv. Godt nok er jeg i øjeblikket den eneste på på mit domæne, men man ved aldrig om der i fremtiden kommer flere. Derfor måtte jeg navigere til https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps og aktivere at mindre sikre apps (f.eks. Office Outlook) kan få lov at logge ind på min konto.

Lille advarsel

Ikke alle oplever det, men migrering kan desværre godt skabe lidt rod i dine mails, da dato for modtagelse af en mail for nogle bliver det tidspunkt mailen er blevet migreret over. Ved mig betød det at flere mails havde skiftet placering i indbakken. Nogle af mine venner som har fulgt samme procedure har dog ikke haft samme problem.

Heldigvis var jeg inden migreringen struktureret nok til at have opdelt mine mange mails i forskellige mapper, så overblikket har jeg stadig, og Gmail gør det nemmere end før at søge sig frem til specifikke mails.

Nu ligger alle mine data hos Google

Man kan mene hvad man vil om Google og deres Google Drive service. Men det er en fantastisk tryghed at kunne vide at man har en backup af alle ens data.

På Windows har jeg nu sat min billedmappe, min musikmappe mine videoer, ja sågar mit skrivebord til at have deres placering i min Google Drive mappe. Dette betyder for mig nu at hvis jeg importerer en CD og lægger den ind i mit iTunes, så ender det automatisk på Google Drive. Den bedste måde at tage backup på er når du ikke skal tænkte over at tage en backup.

Ang. musik arbejder jeg stadig på en måde hvorpå musik automatisk bliver synkroniseret til Google Play Music, så jeg kan streame al min musik på telefon og arbejde. Den bedste løsning jeg har fundet indtil nu er at hente Google Play Music Manager, hvilket virker fint. Men det piner mig lidt at jeg ikke kan nøjes med Google Drive.